Giai đoạn 1: Chuẩn bị các thông tin, chứng từ cần thiết trước khi thành lập doanh nghiệp
Bước 1: Chọn loại hình doanh nghiệp
Đầu tiên bạn cần xác định loại hình doanh nghiệp muốn hướng đến. Tuy nhiên trước khi lựa chọn loại hình doanh nghiệp phù hợp bạn cần cân nhắc một số vấn đề như thuế, khả năng chuyển nhượng, trách nhiệm pháp lý, quy mô để thu hút nhà đầu tư, khả năng bổ sung,.
Một số loại hình doanh nghiệp phổ biến ở Việt Nam :
- Công ty tư nhân
- Công ty hợp danh
- Công ty Trách nhiệm hữu hạn (TNHH): 1 thành viên hoặc 2 thành viên
- Công ty cổ phần
Bước 2: Chuẩn bị giấy tờ tùy thân của thành viên (cổ đông) trong doanh nghiệp
Dù bạn chọn quy mô doanh nghiệp nào đi nữa thì cũng cần phải có đầy đủ giấy tờ tùy thân của chủ sở hữu hoặc các thành viên trong doanh nghiệp. Tuỳ theo loại hình doanh nghiệp mà số lượng cổ đông sẽ được quy định khác nhau
Giấy tờ của thành viên doanh nghiệp gồm: CMND (bản sao y công chứng dưới 3 tháng) đối với người quốc tịch Việt Nam, Passport đối với người nước ngoài.
Bước 3: Đặt tên công ty
Tên công ty có thể ảnh hưởng rất lớn đến sự phát triển và khả năng nhận diện thương hiệu của công ty, do đó ngoài việc lựa chọn một cái tên dễ nhớ, có tính marketing cao thì cũng cần phải đảo bảo các yếu tố như ngắn gọn, có thể phát âm, và đặc biệt là không được trùng với tên cty khác trên toàn quốc. Nếu muốn biết tên công ty có trùng với công ty khác hay không, bạn có thể kiểm tra trên hệ thống thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia
Bước 4: Xác định địa chỉ trụ sở
Tất cả các doanh nghiệp được thành lập hợp pháp phải có địa chỉ trụ sở cụ thể trên lãnh thổ Việt Nam. Địa chỉ phải gồm các thông tin: số nhà, ngách, hẻm, ngõ, tên đường,khu phố, phường, thị xã, huyện, quận, thành phố trực thuộc trung ương, tỉnh,…Và một số thông tin liên lạc như số điện thoại, số fax, email, fanpage (nếu có),…
Bước 5: Vốn điều lệ
Vốn điều lệ là số tiền của một hoặc nhiều thành viên đóng góp vào và được cam kết góp vốn trong một thời gian quy định. Số tiền góp vốn và các quy định liên quan sẽ được nêu rõ trong điều lệ công ty. Tuỳ theo loại hình kinh doanh mà số vốn điều lệ tối thiểu có thể khác nhau, do đó bạn cần xem xét lại quy định này nếu như đã có định hướng sản phẩm/dịch vụ kinh doanh rõ ràng.
Bước 6: Chức danh người đại diện theo Pháp luật
Phần lớn chức danh của người đại diện Pháp luật cho doanh nghiệp sẽ là Giám đốc hoặc Tổng giám đốc
Bước 7: Ngành nghề kinh doanh
Xác định ngành nghề mà công ty kinh doanh, sau đó tham khảo những quy định cụ thể về loại hình kinh doanh này để có sự chuẩn bị đầy đủ, đảm bảo các điều kiện kinh doanh cho ngành nghề lựa chọn
Giai đoạn 2: Chuẩn bị hồ sơ nộp thành lập công ty
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Căn cứ vào luật doanh nghiệp 2014, nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp (bổ sung NĐ 108/2018/NĐ-CP) và thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT (thông tư 02), hồ sơ thành lập doanh nghiệp gồm những thành phần sau đây
- Văn bản đề nghị đăng ký công ty TNHH một thành viên/ TNHH 2 thành viên trở lên/ công ty hợp danh/ công ty cổ phần (mẫu kèm trong phụ lục của thông tư 02)
- Điều lệ công ty
- Bản sao y công chứng các giấy tờ chứng thực cá nhân của chủ sở hữu doanh nghiệp, người đại diện theo Pháp luật, các thành viên góp vốn. Đồng thời kèm theo danh sách thành viên, cổ đông nếu là công ty TNHH 2 thành viên trở lên, cty cổ phần, công ty hợp danh.
- Nếu chủ sở hữu là tổ chức thì cần kèm theo quyết định thành lập/ giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy tờ tương đương khác và bản sao công chứng giấy tờ chứng thực cả người đại diện theo uỷ quyền góp vốn (CMND/Passport/căn cước công dân) nếu người đại diện là người nước ngoài thì cần phải kèm theo visa hoặc thẻ tạm trú ở Việt Nam.
- Nếu doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài thì cần có giấy chứng nhận đăng ký đầu tư của tổ chức nước ngoài theo quy định tại Luật đầu tư và các văn bản thi hành liên quan
- Giấy giới thiệu hoặc văn bản uỷ quyền tổ chức hoặc cá nhân nộp/tiếp nhận quá trình đăng ký doanh nghiệp này.
Bước 2: Nộp hồ sơ
Cách 1: Nộp trực tiếp tại cổng thông tin quốc gia đăng ký doanh nghiệp (dangkykinhdoanh.gov.vn). Tổ chức, cá nhân có thể sử dụng chữ ký số công cộng của doanh nghiệp hoặc sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh để đăng ký doanh nghiệp trên hệ thống. Kết quả giấy chứng nhận kinh doanh của công ty nhận từ hệ thống sẽ có giá trị pháp lý như bản giấy.
Phương pháp này sẽ giúp người nộp hồ tiết kiệm thời gian tối đa, đảm bảo được trả kết quả nhanh chóng (3-5 ngày) hoặc sớm hơn, có thể tương tác 2 chiều với người xử lý hồ sơ, tìm câu trả lời cho các vấn đề liên quan đến cách sử dụng, các vấn đề phát sinh một cách nhanh chóng.
Cách 2: Nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh của tỉnh, thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở kinh doanh. Chủ doanh nghiệp có thể thuê hoặc uỷ quyền cho cá nhân hoặc tổ chức khác thực hiện việc nộp và nhận kết quả hồ sơ. Và người được uỷ quyền thực hiện phải mang theo giấy uỷ quyền khi đến nộp hồ sơ.Trường hợp đăng ký kinh doanh tại TP. Hồ Chí Minh
- Địa chỉ nộp hồ sơ: 32 Lê Thánh Tôn, Quận 1, Tp. Hồ Chí Minh
- Phương thức nộp: gọi tổng đài 1080 để hẹn giờ nộp hồ sơ tại phòng Đăng ký kinh doanh hoặc đến trực tiếp để lấy số thứ tự theo quầy
- Thời gian nhận kết quả xử lý hồ sơ được ghi rõ trên biên nhận hoặc giấy hẹn (thường khoảng từ 3 đến 5 ngày)
Giai đoạn 3: đăng ký con dấu
Tất cả doanh nghiệp kinh doanh hợp pháp trên lãnh thổ Việt Nam đều phải có con dấu. Quá trình tạo con dấu cho doanh nghiệp được thực hiện dễ dàng qua 2 bước
- Bước 1: Đến các cơ sở thực hiện tạo con dấu kèm theo bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
- Bước 2: Đến nhận con dấu. Khi đến, người nhận kết quả cần mang theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp (bản gốc) và giấy uỷ quyền nếu uỷ quyền cho người khác đi nhận
Giai đoạn 4: Những thủ tục sau khi được thành lập công ty
Theo Luật Doanh nghiệp sau khi có giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và con dấu pháp nhân thì doanh nghiệp cần phải thực hiện những bước tiếp theo sau đây
Bước 1: Thực hiện đăng ký kê khai thuế ban đầu với cơ quan thuế quản lý doanh nghiệp tại nơi đăng ký kinh doanh theo thời hạn quy định.
Bước 2: Sau khi có giấy chứng nhận đăng ký thuế, doanh nghiệp cần đăng ký kê khai thuế qua mạng điện tử. Theo quy định luật số 21/2012/QH13 trong Luật Quản lý thuế, từ ngày 01/07/2013 tất cả doanh nghiệp trong nước có thể kê khai, nộp tờ khai thuế trên hệ thống thuế điện tử. Với hình thức này, doanh nghiệp có thể tiết kiệm nhiều thời gian trong việc nộp hồ sơ, đồng thời kết quả giải quyết hồ sơ khi nộp qua mạng cũng được giải quyết nhanh chóng và chuyên nghiệp.
Bước 3: Theo điều 28 Luật Doanh nghiệp, trong 30 ngày sau khi khi được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp phải đăng bố cáo thông tin doanh nghiệp trên hệ thống đăng ký doanh nghiệp
Bước 4: Nộp tờ khai và thuế môn bài dựa theo mẫu số 01/MBAI ban hành trong Thông tư số 156/2013/TT-BTC ngày 06/11/2013 của Bộ tài chính
Bước 5: Theo Thông tư số 156/2013/TT-BTC ngày 06/11/2013 của Bộ Tài Chính, doanh nghiệp cần nộp thông báo áp dụng phương pháp tính thuế GTGT (theo mẫu 06 trong thông tư 156)
Bước 6: Tạo hoá đơn cho doanh nghiệp
Với tất cả lĩnh vực kinh doanh, doanh nghiệp cần thực hiện việc tạo hoá đơn của mình theo các hình thức như: hoá đơn tự in, hoá đơn đặt in, hoá đơn điện tử, hoá đơn mua từ cơ quan thuế. Trước khi sử dụng hoá đơn chính thức, doanh nghiệp cần thực hiện thông báo phát hành hoá đơn đến cơ quan thuế theo thông báo mẫu TB01/AC Thông tư số 39/2014/TT-BTC hoặc thông báo phát hành hoá đơn điện tử theo mẫu quy định tại phụ lục 2 của thông tư số 32/2011/TT-BTC, và kèm theo hoá đơn mẫu.
Theo nghị định 123/2020/NĐ-CP, từ ngày 01/07/2022 tất cả doanh nghiệp phải sử dụng hoá đơn điện tử. Bạn có thể sử dụng hoá đơn giấy nhưng theo quy định thì chỉ áp dụng hoá đơn giấy đến hết ngày 30/06/2022
Sau 2 ngày nếu như không nhận được phản hồi từ cơ quan thuế, nghĩa là doanh nghiệp đã được chấp thuận sử dụng mẫu hoá đơn theo như thông báo đã phát hành
Bước 7: Mua chữ ký số điện tử để hỗ trợ nộp các hồ sơ kê khai thuế, bảo hiểm xã hội, hoặc các thủ tục cập nhật thông tin doanh nghiệp trên các hệ thống nộp hồ sơ điện tử. Một số dịch vụ uy tín để mua chữ ký số (token) doanh nghiệp: Newca, Viettel, Smartsign, VNPT-CA,…
Bước 8: Doanh nghiệp cần chuẩn bị các điều kiện nếu kinh doanh ngành nghề có điều kiện dựa theo quy định trong Luật đầu tư 2020
Một doanh nghiệp được đăng ký hoàn tất gồm những gì?
Một doanh nghiệp được đăng ký kinh doanh, có thể hoạt động theo Pháp luật và tránh những rủi ro phát sinh cho doanh nghiệp sau này sẽ đảm bảo những điều kiện cũng như hồ sơ hành chính sau đây
- Giấy phép đăng ký kinh doanh và mã số thuế của doanh nghiệp
- Con dấu pháp nhân của doanh nghiệp
- Điều lệ công ty (quy định rõ thời gian thành lập, vốn góp, danh sách thành viên,…)
- Hoá đơn GTGT
- Đăng ký tài khoản ngân hàng cho doanh nghiệp
- Thông báo mở tài khoản ngân hàng cho các cơ quan liên quan như sở Kế hoạch và Đầu tư
- Bản đăng ký phương pháp trích khấu hao tài sản cố định
- Thông báo áp dụng phương pháp tính khấu trừ
- Thông báo xác nhận nộp thuế điện tử
- Thông báo phát hành hóa đơn
- Giấy chứng nhận chữ ký số, và chữ ký số dùng để khai thuế, nộp các hồ sơ cần thiết.
