Email doanh nghiệp theo tên miền riêng là gì?
Email doanh nghiệp theo tên miền riêng là địa chỉ email gắn liền với đuôi tên miền web của doanh nghiệp. Email doanh nghiệp theo tên miền riêng sẽ tạo được ấn tượng mạnh mẽ hơn, thể hiện sự uy tín và giúp quảng bá thương hiệu thông qua thư điện tử với khách hàng của công ty.
Việc kinh doanh dù lớn hay nhỏ thì cũng đều cần phải có email, nhất là khi độ tin cậy của email đã trở thành một yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp đẩy mạnh khả năng tiếp cận và thực hiện các cuộc giao dịch với khách hàng. Một thư tín bị thất lạc hay chỉ là không đến kịp lúc có thể sẽ gây ra tổn hại tới doanh số, thậm chí xấu hơn có thể gây hiểu lầm giữa đôi bên.
Để sử dụng email doanh nghiệp theo tên miền riêng, ngoài có một tên miền riêng không trùng với ai mọi người còn phải thuê 1 gói dịch vụ email tại các nhà cung cấp dịch vụ. Sau khi đã thành công mọi người có thể sử dụng email này để in trên card visit, gửi email marketing, trao đổi với khách hàng, sử dụng trong công việc…
Email doanh nghiệp tên miền riêng tạo ấn tượng mạnh mẽ hơn, thể hiện sự uy tín và giúp quảng bá thương hiệu thông qua thư điện tử
Lợi ích khi có email doanh nghiệp theo tên miền riêng
Email theo tên miền riêng giúp cho các công ty, doanh nghiệp có thể tương tác và kết nối với khách hàng một cách dễ dàng hơn, chuyên nghiệp hơn. Một email theo tên miền riêng có thể mang tới cho doanh nghiệp nhiều lợi ích.
Thể hiện sự chuyên nghiệp
Một hệ thống email thống nhất về mặt cấu trúc sẽ giúp doanh nghiệp thể hiện được sự chuyên nghiệp, nhất là khi công ty có nhiều vị trí phân công cho nhiều nhân viên, nhiều bộ phận cùng làm việc với một đối tác. Khi thấy được toàn bộ nhân viên đều sử dụng các email giống nhau cùng phong cách làm việc nhiệt tình, chắc chắn họ sẽ có thiện cảm hơn, nhờ đó mà doanh nghiệp sẽ có thêm cơ hội để hợp tác với họ trong những lần tiếp theo.
Xây dựng hình ảnh thương hiệu
Nguyên tắc xây dựng và định vị thương hiệu quan trọng nhất là khả năng xuất hiện thường xuyên, đúng lúc, giúp tác động trực tiếp tới nhận thức của khách hàng, giúp cho họ có thể dễ dàng ghi nhớ được thương hiệu của công ty.
Và một hệ thống email thống nhất chính là phương tiện hữu ích nhất giúp cho các doanh nghiệp làm được điều này một cách hiệu quả. Khi khách hàng mở email ra họ sẽ nhớ ngay đến website của công ty, các sản phẩm hay dịch vụ mà địa chỉ đó cung cấp.
Dễ dàng kiểm tra và quản lý
Sử dụng email theo tên miền riêng là một cách hiệu quả giúp cho các doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý được các địa chỉ email của nhân viên. Hệ thống sẽ giúp kiểm soát các thông tin nội bộ, hạn chế đi trường hợp gặp phải kẻ xấu giả mạo email của công ty để làm việc với khách hàng.
Hạn chế tình trạng email bị rơi vào spam
Thực tế, những email sử dụng tên miền riêng đều được đánh giá cao hơn và ít khi bị cho vào hòm thư rác của người nhận so với các email miễn phí. Đó cũng chính là lý do mà mọi người có thể gửi được thư với số lượng lớn, hầu hết khách hàng sẽ đều nhận được thư.
Có nhiều tính năng hơn
Khác với những email miễn phí, email theo tên miền riêng có nhiều tính năng hữu ích hơn nhằm giúp người dùng trong việc duyệt email, quản lý hệ thống và thậm chí là cả việc lên lịch cho các phòng ban.
2 loại email doanh nghiệp thường gặp
Dạng thứ 1
Email được cung cấp miễn phí bởi sử dụng web hosting từ các nhà cung cấp hosting. Tuy nhiên, đây lại không phải là một email chuyên dụng cũng như không thể hỗ trợ tốt cho việc gửi thư. Bởi khả năng xác thực domain không có nên việc rơi vào spam là thường xuyên xảy ra.
Dạng thứ 2
Email doanh nghiệp được cung cấp trên hạ tầng nhiều hoặc chỉ một server riêng, được tích hợp thêm nhiều phần mềm chuyên nghiệp để giúp làm dịch vụ email. Dạng email này đã được tích hợp các phần mềm quản lý email, có thể xác thực được domain, giúp cho hệ thống có thể gửi email với mức ổn định lên tới 99%.
Những cách để có được email doanh nghiệp tên miền riêng
Sở hữu email tên miền riêng từ dịch vụ email doanh nghiệp
Hiện nay trên toàn thế giới cũng như ở trong nước ta có rất nhiều nhà cung cấp dịch vụ email doanh nghiệp mà mọi người có thể lựa chọn, bất kể khi đã có website hay chưa. Sử dụng dịch vụ này mọi người sẽ cần phải trả phí đều đặn theo tháng hoặc theo năm. Trong nước ta có thể kể đến một số nhà cung cấp nổi tiếng như VS Mail, iNet…
Chọn sử dụng dịch vụ email doanh nghiệp từ các công ty này thì mọi người có thể hoàn toàn yên tâm vào tính bảo mật, tính năng hỗ trợ trao đổi tốt, có khả năng phân công việc cần làm cũng như tính linh hoạt khi sử dụng. Mức giá trung bình cho dịch vụ này tại nước ta là khoảng 20.000 – 50.000 đồng/ tháng, tùy thuộc vào dung lượng và những tính năng kèm theo của nó. Chỉ với một mức phí nhỏ mỗi tháng doanh nghiệp đã có được một email chuyên nghiệp.
Ưu điểm của hình thức này là mọi người không cần có kiến thức tốt về website nhưng vẫn có thể sở hữu được email chuyên nghiệp. Không chỉ vậy, đội ngũ nhân viên của đơn vị cung cấp dịch vụ cũng giúp khách hàng sử dụng đúng cách để có được sự hiệu quả. Nhờ đó tiết kiệm được thời gian tìm hiểu, không cần phải bỏ ra nhiều công sức.
Sở hữu email doanh nghiệp với G Suite của Google
G Suite là công cụ giúp nâng cao năng suất làm việc, hỗ trợ công tác được cung cấp bởi google dành cho các doanh nghiệp. Những công cụ đó gồm các phần mềm thông dụng của google như Google Drive, Gmail, Google Calendar, Google Hangouts, Google Docs…. Không giống như các dịch vụ miễn phí khác, G Suite cho phép người dùng doanh nghiệp các tính năng cần thiết trong kinh doanh như:
- Tối thiểu 30GB dung lượng lưu trữ dành cho email và tài liệu.
- Địa chỉ email doanh nghiệp theo tên miền riêng.
- Khả năng tương tác tốt với Microsoft Outlook.
- Bảo mật bổ sung như xác minh hai bước, SSO cũng như các kiểm soát quản trị cho các tài khoản của người dùng.
Sử dụng tài khoản email này, mọi người có thể tạo tới 30 bí danh email cho người dùng, tức là một người có thể sở hữu tối đa 30 email. Mỗi email được gửi về các bí danh đó đều được hộp thư gửi về cho người dùng, mọi người có thể hiểu đơn giản là người dùng là cửa chính còn các bí danh đó là chiếc cửa phụ, và tất cả những cách cửa đó đều dẫn vào một ngôi nhà.
Sở hữu email doanh nghiệp với Exchange Online của Microsoft
Một dịch vụ khách của Microsoft là Exchange Online cũng giúp doanh nghiệp sở hữu email theo tên miền riêng, tách email doanh nghiệp ra khỏi office 365 hoặc hoạt động như một phần của office 365. Sử dụng gói thấp nhất người dùng chỉ cần bỏ ra 4 $/ tháng để sử dụng, được 50GB dung lượng lưu trữ email và có thể gửi kích cỡ tối đa lên tới 150MB/ người. Nhưng với dịch vụ giá rẻ này người dùng sẽ không được sử dụng bộ office lẫn dịch vụ lưu trữ OneDrive.
Đây là một dịch vụ giúp tiết kiệm chi phí khi không cần đến các tính năng dư thừa. Email riêng của doanh nghiệp vẫn được thừa hưởng những công nghệ bảo mật tiên tiến nhất, chống phần mềm xấu và thư rác cùng với các công cụ cộng tác đủ dùng như lịch chung, danh sách địa chỉ toàn cầu, nhóm, tác vụ, liên hệ bên ngoài, chức năng ủy nhiệm và phòng hội thảo.
Sở hữu email doanh nghiệp miễn phí với Zoho Mail
Zoho Mail là một dịch vụ của công ty Zoho, đây là nơi chuyên cung cấp các công cụ hữu ích cho mọi thứ như email, lịch, office, danh bạ, ghi chú, marketing, xây dựng app, HR…. Công ty này thường được biết đến như một giải pháp thay thế các dịch vụ hỗ trợ công việc của google bởi chính sách hỗ trợ quyền riêng tư tốt. Đặc biệt là không hiện quảng cáo ngay cả với những người dùng miễn phí.
Sử dụng Zoho Mail, mọi người có thể tạo tối đa 25 người dùng email, mỗi người tương đương với một hộp thư riêng, chỉ có thể sử dụng một bí danh email và 5GB lưu trữ dữ liệu. Với Zoho Mail, mọi người có thể gửi tập tin nên đính kèm tối đa 20MB. Khi sử dụng mọi người cũng cần lưu ý, khi dùng bản miễn phí thì chỉ có thể thêm tối đa một tên miền.
Và nếu như muốn sử dụng thêm nhiều tính năng hơn thì mọi người cũng có thể nâng cấp lên gói Zoho Workspace với mức giá khởi điểm là 3$/ tháng. Như vậy, người dùng sẽ có được 30MB giới hạn tập tin đính kèm, 30GB lưu trữ, đăng tập tin tối đa 5GB và khả năng tương thích G Suite với nhiều tiện ích khác.
Sử dụng email doanh nghiệp từ dịch vụ cung cấp email hỗ trợ tên miền riêng
Yahoo, Gmail, Outlook là các dịch vụ email miễn phí phổ biến như. Những dịch vụ này được người dùng tin tưởng là bởi tuổi đời, dung lượng lưu trữ cao và khả năng bảo mật tốt. Tuy nhiên, điều này cũng không có nghĩa là trên thế giới này chỉ có vài dịch vụ email đó. Vẫn còn rất nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ email miễn phí và có phí, thậm chí là hỗ trợ email tên miền riêng cho doanh nghiệp hoặc người dùng. Một vài dịch vụ tiêu biểu có thể kể đến như Tutanota, FastMail và ProtonMail.
Với Tutanota mọi người sẽ cần phải trả từ 1€ – 1,2€/ tháng để có thể sử dụng gói Premium. Với gói này, mọi người sẽ nhận được 1GB lưu trữ mail. Ngoài ra, mọi người cũng sẽ có thêm 5 bí danh email.
Từ lâu, FastMail đã được xem là dịch vụ lưu trữ email đáng tin cậy cho các doanh nghiệp tích hợp với lưu trữ danh bạ, tập tin và lịch làm việc. Mọi người có thể sử dụng miễn phí thử 30 ngày rồi mới cần đưa ra quyết định. Phí dịch vụ là 5$/ tháng, với gói này người dùng sẽ có được 25GB lưu trữ, hỗ trợ doanh bạ, lịch cùng một hệ thống bảo mật đáng tin cậy của FastMail.
Cuối cùng là ProtonMail, một trong những cái tên khá nổi tiếng được nhiều doanh nghiệp biết tới và sử dụng. Nếu sử dụng theo tháng mọi người sẽ phải bỏ ra 8$/ tháng còn nếu như đăng ký theo năm thì mọi người chỉ cần bỏ ra 6.25$/ tháng cho gói thấp nhất. Với tối đa 50 người dùng, 5 địa chỉ email, 5GB và không giới hạn email gửi mỗi ngày.
Sở hữu email doanh nghiệp với Office 365 của Microsoft
Cũng giống như G Suite, Microsoft Office 365 cũng mang tới cho các doanh nghiệp giải pháp toàn diện. Office 365 có thể hỗ trợ nhiều ứng dụng phổ biến của Microsoft như OneDrive, Outlook, Word, Powerpoint, Excel, OneNote…
Tuy có mức giá cao hơn G Suite nhưng nếu như chỉ nhìn vào giá thì không thể nào đưa ra được quyết định tốt nhất. Mọi người cần xem xét các đặc điểm để có thể so sánh 2 nền tảng này rồi đưa ra sự lựa chọn tốt nhất.
Nhìn chung thì Office 365 mang đến cho doanh nghiệp nhiều giá trị hơn G Suite. Nó có nhiều tùy chọn đáp ứng tốt nhu cầu của mọi đối tượng người dùng như có cần kèm bộ office không, có cần email doanh nghiệp hay không, doanh nghiệp có phải tổ chức phi lợi nhuận không…. Tuy mức giá cao hơn nhưng mọi người lại có được nhiều lợi ích hơn.
Trong thời điểm hiện tại, email tên miền riêng đã được xem là một phần không thể thiếu của các doanh nghiệp. Việc sử dụng email tên miền riêng mang tới nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, giúp hỗ trợ nhiều công việc trở nên hiệu quả hơn. Tham khảo những cách sở hữu email doanh nghiệp riêng ở trên để có được những lợi ích mà nó mang lại nhé.
